УТРАТИЛ СИЛУ - РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
ОТ 10.12.2002 N 298-РП
6 января 1999 года N 6-РП
------------------------------------------------------------------
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О СЕКРЕТАРИАТЕ
ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
1. Утвердить прилагаемое Положение о Секретариате Президента
Республики Саха (Якутия).
2. Считать утратившим силу распоряжение Президента Республики
Саха (Якутия) N 658-РП от 9 ноября 1994 года.
Президент
Республики Саха (Якутия)
М.НИКОЛАЕВ
Утверждено
распоряжением Президента
Республики Саха (Якутия)
от 6 января 1999 г. N 6-РП
ПОЛОЖЕНИЕ
О СЕКРЕТАРИАТЕ ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретариат Президента Республики Саха (Якутия) (далее -
Секретариат) осуществляет свою работу в соответствии с
конституциями Российской Федерации и Республики Саха (Якутия),
законами Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), указами,
распоряжениями, поручениями Президента Республики Саха (Якутия).
1.2. Секретариат функционально подчиняется Президенту
Республики Саха (Якутия).
1.3. Руководитель и заместитель руководителя Секретариата
назначаются на должность и освобождаются от должности Президентом
Республики Саха (Якутия) и подотчетны ему. Состав Секретариата
утверждается руководителем Администрации Президента Республики
Саха (Якутия) по согласованию с Президентом Республики Саха
(Якутия).
II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА
2.1. Основными задачами Секретариата являются:
- взаимодействие с Администрацией Президента Республики Саха
(Якутия), Правительством Республики Саха (Якутия), министерствами,
госкомитетами, комитетами, ведомствами, управлениями, отделами по:
а) подготовке проектов официальных документов Президента
Республики Саха (Якутия);
б) подготовке информационных и аналитических материалов для
Президента Республики Саха (Якутия);
- оперативное и качественное исполнение письменных и устных
поручений Президента Республики Саха (Якутия);
- рассмотрение официальных обращений к Президенту Республики
Саха (Якутия) и контроль за их решением;
- способствование оперативному прохождению проектов указов и
распоряжений и обеспечение в соответствии с Положением единого
порядка их оформления;
- обеспечение оперативного направления официальных документов
Президента Республики Саха (Якутия) исполнителям и вручение
руководителям структурных подразделений Администрации Президента и
Правительства.
2.2. Основные функции:
- централизованный учет служебной корреспонденции, письменных
и устных обращений граждан, поступающих в адрес Президента
Республики Саха (Якутия);
- организация и обеспечение функционирования единой системы
делопроизводства;
- контроль и анализ прохождения и исполнения писем, заявлений,
обращений граждан, министерство и ведомств; систематическая
информация Президента Республики Саха (Якутия) и населения;
- оказание методической помощи министерствам, государственным
комитетам, главам администраций, руководителям подразделений
Администрации Президента и аппарата Правительства Республики Саха
(Якутия) по вопросам разработки и прохождения проектов документов,
согласования и визирования соответствующими государственными
органами и ответственными лицами;
- обеспечивает учет и сохранность указов и распоряжений, режим
хранения и использования официальных документов Президента
Республики Саха (Якутия) в практической работе;
- оформление, выпуск, учет и анализ поручений Президента
Республики Саха (Якутия);
- справочная работа по входящим и исходящим документам.
2.3. При осуществлении своих функций Секретариат Президента
Республики Саха (Якутия):
- руководствуется Инструкцией по делопроизводству в
Администрации Президента Республики Саха (Якутия), Порядком
подготовки, оформления и рассылки указов и распоряжений Президента
Республики Саха (Якутия) и Порядком организации работы с письмами,
обращениями граждан;
- взаимодействует со структурными подразделениями
Администрации Президента Республики Саха (Якутия) и аппарата
Правительства Республики Саха (Якутия) по вопросам организации и
совершенствования делопроизводства, контроля исполнения;
- изучает зарубежный опыт в области документоведения;
- ведет переписку по вопросам, относящимся к компетенции
Секретариата Президента Республики Саха (Якутия).
III. РУКОВОДИТЕЛЬ СЕКРЕТАРИАТА
3.1 Обеспечивает выполнение задач, возложенных на Секретариат.
Для чего:
- организует функционирование единой системы делопроизводства
Президента Республики Саха (Якутия);
- осуществляет контроль за выполнением письменных и устных
поручений Президента Республики Саха (Якутия);
- обеспечивает оперативное и четкое прохождение документов
Президента Республики Саха (Якутия), проводит ежеквартальный
анализ служебной переписки, обращений к Президенту Республики Саха
(Якутия);
- несет ответственность за качество, своевременность
выполнения поручений Президента Республики Саха (Якутия);
- обеспечивает режим секретности при работе с документами.
3.2. В пределах своей компетенции уполномочен:
- участвовать на заседаниях Государственного Собрания (Ил
Тумэн) Республики Саха (Якутия), Правительства Республики Саха
(Якутия), Администрации Президента Республики Саха (Якутия);
- проводить совместно с контрольно-аналитическим управлением
Администрации Президента Республики Саха (Якутия) мероприятия по
контролю за исполнением указов и распоряжений Президента
Республики Саха (Якутия);
- запрашивать и получать от аппаратов Администрации Президента
Республики Саха (Якутия), Правительства Республики Саха (Якутия),
министерств и ведомств материалы и информации;
- проводить совещания по вопросам выполнения поручений
Президента Республики Саха (Якутия);
- осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки
соблюдения установленного порядка работы с документами;
- возвращать исполнителям на местах для доработки служебную
корреспонденцию, оформляемую с нарушением установленных правил;
- принимать документы оперативного характера для доклада
Президенту Республики Саха (Якутия).
3.3. Проводить еженедельную планерку и ежемесячное совещание
со всем составом сотрудников, входящих в Секретариат Президента
Республики Саха (Якутия).
IV. ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ СЕКРЕТАРИАТА
4.1. Работает под непосредственным руководством Президента
Республики Саха (Якутия) и руководителя Секретариата.
4.2. Выполняет обязанности руководителя Секретариата в период
его отсутствия.
4.3. Обеспечивает деятельность Президента Республики Саха
(Якутия). Для чего:
- обеспечивает присутствие приглашенных на совещания у
Президента Республики Саха (Якутия);
- обеспечивает оперативную связь Президента Республики Саха
(Якутия) со всеми представителями власти и управления в пределах
республики и за ее пределами;
- согласовывает с Президентом Республики Саха (Якутия) прием
должностных лиц и граждан;
- проводит систематизацию и обеспечивает сохранность
документации Президента Республики Саха (Якутия), сдачу в архив;
- принимает документы оперативного характера для доклада
Президенту Республики Саха (Якутия);
- по заданию Президента запрашивает информации от аппарата
Администрации Президента, Правительства Республики Саха (Якутия),
министерств и ведомств;
- составляет периодическую информацию о ходе выполнения
резолюций по служебной корреспонденции Президента Республики Саха
(Якутия) с указанными сроками исполнения;
- составляет ежедневный план работы Президента Республики Саха
(Якутия).
V. СТАРШИЙ РЕФЕРЕНТ ПО РАБОТЕ С УКАЗАМИ
И РАСПОРЯЖЕНИЯМИ ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
5.1. Старший референт Секретариата по работе с указами и
распоряжениями Президента Республики Саха (Якутия) назначается на
должность и освобождается от должности по представлению
руководителя Секретариата руководителем Администрации Президента
Республики Саха (Якутия).
5.2. Старший референт Секретариата ведет самостоятельное
делопроизводство, имеет печать для оформления указов и
распоряжений Президента Республики Саха (Якутия).
5.3. При осуществлении своих функций старший референт
Секретариата:
- взаимодействует со всеми структурными подразделениями
Администрации Президента, аппарата Правительства Республики Саха
(Якутия), государственными органами и ответственными лицами по
вопросам подготовки, оформления и практической работы с указами,
распоряжениями Президента Республики Саха (Якутия);
- оказывает методическую помощь министерствам, государственным
комитетам, главам местной администрации, руководителям
подразделений Администрации Президента и аппарата Правительства
Республики Саха (Якутия) по вопросам разработки и прохождения
проектов документов, согласования и визирования соответствующими
государственными органами и ответственными лицами;
- обеспечивает учет и сохранность указов и распоряжений, режим
хранения и использования официальных документов Президента
Республики Саха (Якутия) в практической работе;
5.4. Старший референт Секретариата по работе с указами и
распоряжениями имеет право:
- осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки
соблюдения установленного порядка работы с указами и распоряжения
Президента Республики Саха (Якутия) в структурных подразделениях
Администрации Президента Республики Саха (Якутия), министерств и
ведомств, администрациях улусов, запрашивать информацию, связанную
с осуществлением своих функций;
- возвращать исполнителям, в структурные подразделения
Администрации Президента Республики Саха (Якутия), министерства,
госкомитеты, администрации улусов на доработку документы,
оформленные с нарушением установленного порядка;
- осуществлять координацию работы по подготовке официальных
документов Президента Республики Саха (Якутия) в структурных
подразделениях Администрации Президента, аппарата Правительства
Республики Саха (Якутия) в соответствии с Порядком подготовки,
оформления и рассылки указов и распоряжений Президента Республики
Саха (Якутия);
- проводить инструктаж о порядке разработки и прохождения
проектов указов и распоряжений, согласования и визирования
соответствующими государственными органами и ответственными
лицами;
- проверять правильность оформления указов и распоряжений,
вести их регистрацию;
- проводить совместно с другими структурными подразделениями
Администрации Президента Республики Саха (Якутия) инструктивные
совещания работников министерств, госкомитетов, управляющих делами
местных администраций по вопросам организаций работы с
официальными документами Президента Республики Саха (Якутия).
5.5. Разрабатывает номенклатуру дел, формирует архив по указам
и распоряжениям, страховой фонд ксерокопий указов и распоряжений
(текущего и постоянного хранения).
5.6. Ведет аналитическую работу о составе и содержании указов
и распоряжений Президента Республики Саха (Якутия), подготавливает
полугодовые информации.
5.7. Издает брошюры (по законченному циклу):
-ежемесячно сборники указов и распоряжений Президента
Республики Саха (Якутия);
- ежегодно перечни указов и распоряжений Президента Республики
Саха (Якутия) в хронологическом порядке;
- ежегодно подготавливает и издает Перечень указов и
распоряжений Президента Республики Саха (Якутия) по отдельным
отраслям.
VI. СТАРШИЙ РЕФЕРЕНТ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
6.1. Старший референт Секретариата по работе с обращениями
граждан назначается на должность и освобождается от должности по
представлению руководителя Секретариата руководителем
Администрации Президента Республики Саха (Якутия).
6.2. Старший референт Секретариата по работе с обращениями
граждан:
- организует прием граждан;
- ведет централизованный учет обращений граждан;
- обеспечивает рассмотрение, а также направление их на
рассмотрение в соответствующие подразделения аппарата
Правительства Республики Саха (Якутия), в министерства, ведомства
и администрации улусов и городов;
- создает на основе обращений граждан информационный фонд;
- осуществляет контроль за своевременным выполнением поручений
по обращениям граждан;
- извещает граждан о результатах рассмотрения их обращений;
- обобщает и анализирует вопросы, поставленные гражданами в
письмах и на личном приеме, готовит периодическую информацию о
количестве и характере обращений граждан;
- представляет необходимые материалы в целях освещения в
средствах массовой информации итогов рассмотрения обращений;
- изучает опыт работы, оказывает методическую помощь Приемной
Правительства Республики Саха (Якутия) и органам исполнительной
власти на местах.
VII. ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ ПО КОМПЬЮТЕРНОЙ ОБРАБОТКЕ
ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕЗИДЕНТА
7.1. Главный специалист по компьютерной обработке официальных
документов Президента Республики Саха (Якутия) назначается на
должность и освобождается от должности по представлению
руководителя Секретариата руководителем Администрации Президента
Республики Саха (Якутия).
7.2. Работает под руководством руководителя Секретариата и
старшего референта по работе с указами и распоряжениями Президента
Республики Саха (Якутия). Выполняет обязанности старшего референта
по работе с указами и распоряжениями Президента Республики Саха
(Якутия) в период его отсутствия.
7.3. Главный специалист по компьютерной обработке официальных
документов Президента Республики Саха (Якутия) производит:
- набор на компьютере в окончательной редакции для подписания
указов и распоряжений, проектов указов и распоряжений по
наградам, официальных выступлений, докладов, статей, брошюр,
деловых писем, программ встреч, выездов Президента, материалов о
вручении наград;
- набор материалов руководителя Секретариата для доклада
Президенту Республики Саха (Якутия);
- верстка и распечатка указов и распоряжений Президента
Республики Саха (Якутия) для ежемесячных сборников, брошюровка;
- верстка и распечатка годовых перечней указов и распоряжений
Президента Республики Саха (Якутия) по хронологии и отдельным
отраслям, брошюровка;
- выдача информации по запросу руководителей Администрации,
Секретариата Президента Республики Саха (Якутия);
- редактирование поступающих в набор материалов;
- кодификация и хранение дискет, архивирование,
комплектование, группировка материалов по истечению текущего года;
- обеспечение сохранности бланков официальных документов
Президента Республики Саха (Якутия);
- подготовка и оформление рассылки указов и распоряжений
Президента Республики Саха (Якутия) для опубликования и
исполнителям, сборников;
- разработка автоматизированной базы данных и системы поиска.
VIII. ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
И КОНТРОЛЮ ИСПОЛНЕНИЯ
8.1. Главный специалист по делопроизводству и контролю
исполнения назначается на должность и освобождается от должности
по представлению руководителя Секретариата руководителем
Администрации Президента Республики Саха (Якутия).
8.2. Главный специалист по делопроизводству и контролю
исполнения:
- разрабатывает сводную номенклатуру документов Президента
Республики Саха (Якутия), ведет делопроизводство Секретариата;
- обеспечивает оформление, выпуск и учет поручений Президента
Республики Саха (Якутия);
- ведет документацию, картотеку по контролю исполнения
поручений Президента Республики Саха (Якутия), готовит по ним
аналитические справки;
- обеспечивает прием, учет, направление и доставку поступающей
служебной корреспонденции Президента Республики Саха (Якутия);
- занимается справочной работой по входящим и исходящим
документам Президента Республики Саха (Якутия);
- обеспечивает выполнение машинописных, диктофонно -
машинописных, копировально-множительных и стенографических работ;
- разрабатывает автоматизированную базу данных.
|
